digitalPRO Concordia
Steuer & Buchhaltung für Vereine
Code aus der Authenticator-App (z. B. FreeOTP)
Handy nicht zur Hand? Einen Ihrer Notfallcodes eingeben (z. B. K7PQ-2XMB).
👁 Nur-Lese-Zugang · Rolle: – Änderungen sind gesperrt. Vorstandszugang · Projekte und Aufgaben pflegen, alles andere nur lesen.
KSt/GewSt
USt

Willkommen zurück 👋

👥 Mitglieder
aktive Mitglieder
💶 Offene Beiträge
🏦 Kassenstand
über alle Konten
🎭 wGB-Auslastung
📣 Nachrichten
Keine Nachrichten.
Einnahmen
Ausgaben
Sphären
🏦 Buchung zum Bankumsatz
Nach dem Speichern wird sie dem Umsatz zugeordnet, und es geht zurück zum Assistenten.
🏦 Passender Bank-Umsatz gefunden
· · · exakter Betrag
📥 Beleg aus dem Posteingang
Antippen zum Vergrößern und Drehen
Wofür war das? (geht an die KI – oder unten frei schreiben)
Beleg scannen / hochladen
KI diesen Monat: ×
💬 Einnahmen per Text erfassen (KI)
Meist ohne Beleg. Frei beschreiben – die KI füllt Positionen, Steuersätze & Veranstaltung. Bsp.: „Prunksitzung 2023: 3000€ Getränke, 250€ Bar, 600€ Essen".
💬 Ausgaben per Text erfassen (KI)
Ausgaben ohne Beleg frei beschreiben – die KI füllt Positionen, Steuersätze & Veranstaltung. Bsp.: „Prunksitzung 2023: 400€ Bier für die Bar, 250€ Deko, 300€ Kapelle".
🔒 Aus Privatauslage entstanden. Der Buchungstext ist dein Zweck; Details siehe Bemerkung: . Bearbeiten der Auslage selbst unter „Auslagen".
Das Jahr richtet sich nach dem Buchungs-/Zahlungsdatum (Zufluss/Abfluss).
⚠ Diese Buchung landet im Jahr – oben ausgewählt ist . Buchungsdatum prüfen.
↔ Hälfte eines Geldtransits – Geld zwischen eigenen Konten/Kassen (z.B. Einzahlung der Barkasse auf die Bank). Zählt nicht als Einnahme oder Ausgabe; Kategorie, Steuersatz und Veranstaltung gibt es hier nicht.
Keine Kategorie gefunden
⚠
⚠ Keine Kategorie gewählt – Sphäre und USt werden nicht automatisch gesetzt.
Summe Positionen:
Die KI konnte die Beträge je Steuersatz nicht sicher lesen – bitte vom Beleg abschreiben.
keine für – unter „Veranstaltungen" anlegen
⚠ Keiner Veranstaltung zugeordnet.
Teilbeträge je Veranstaltung – Summe muss dem Gesamtbetrag entsprechen:
Summe / Gesamt
⚠ Kein Konto/Kasse gewählt – die Buchung fehlt dann im Kassenbuch.
Beim Speichern wird die Auslage angelegt und sofort als ausgezahlt gebucht – die Ausgabe steht dann mit diesem Datum im Kassenbuch.
⚠ Ohne „schon ausgezahlt“ wird diese Buchung aus dem Kassenbuch genommen, bis die Auslage unter „Auslagen“ ausgezahlt ist.
Bewirtungsbeleg-PDF danach unter „Buchungen" bzw. „Auslagen" abrufbar. Anlass muss vereinszweckbezogen sein.
✓ Beleg angehängt
Kein Foto/Scan vorhanden? Erzeuge einen Eigenbeleg (Ersatzbeleg) aus den Buchungsdaten.
🔒 Jahr ist festgeschrieben – Buchungen nur noch per Storno korrigierbar.
⚠ Prüfliste
Ein Hinweis, kein Fehler: mit ✎ korrigieren oder mit „passt so“ ausblenden. Die Regeln stehen unter Einstellungen → Regeln für die Belegerkennung.
Durchlaufende Posten / Kautionen (neutral – über alle Jahre)
Fremdes Geld läuft nur durch – über die gesamte Laufzeit muss es netto auf 0 gehen. Ordne jedem Eingang seine Gegenbuchung zu.
Netto noch gehalten (alle Jahre)
Alles ausgeglichen – nichts offen.
Mehr raus als rein – ein Eingang fehlt (evtl. vor dem Erfassungszeitraum → Anfangsbestand buchen).
Noch keine durchlaufenden Posten erfasst.
Gegenbuchung zuordnen
Wähle die Gegenbuchung(en), die den Posten ausgleichen:
Keine weiteren unverknüpften durchlaufenden Posten vorhanden.
⚠ Buchung(en) ohne Konto/Kasse – bitte zuordnen, sonst fehlen sie im Kassenbuch.
Nur ein Hinweis – prüfe, ob eine versehentliche Doppelerfassung vorliegt.
Keine Buchungen.
📥 Posteingang
wartet auf die KI · zu kontrollieren · Fehler
⏳ Wartet auf die KI – die Liste aktualisiert sich von selbst
Kontrolltisch
Datum–
ArtKontoTextBankschon gebucht?
Kein Beleg passt zu Suche/Filter.
Fehler bei der Auswertung
Posteingang leer.
➕ Weitere Belege in den Posteingang
Jede Datei wird ein eigener Beleg und sofort abgelegt. Die eigene KI wertet nacheinander aus (etwa eine halbe Minute je Beleg); danach steht der Vorschlag hier zur Kontrolle.
Alle gescannten/hochgeladenen Belege. Unverbucht = noch keine Buchung → „→ Buchung". Privatauslage = Beleg als Auslage erfasst, gebucht wird erst bei der Auszahlung (unter „Auslagen").
Unverbuchte Belege in anderen Jahren:
Kein Beleg passt zu Suche/Filter.
Keine Belege.
Kassenbuch Excel
Einnahmen
Ausgaben
MonatAnfangsbestandEinnahmenAusgabenEndbestandBuchungen
⚠
Datum / TextBestand
Keine Buchungen in diesem Zeitraum.
Keine Buchung passt zu Suche/Filter.
Sphären-Auswertung
Excel
⚠ Nicht abziehbare Bewirtung (30 %) im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb: . Bei KSt/GewSt-Pflicht (wGB > Freigrenze) dem wGB-Gewinn hinzuzurechnen (§4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
Nachrichtliche Angaben (in den Ausgaben enthalten)
Automatisch abgeleitet, hier überschreibbar. Leer lassen = automatischer Wert.
Zusätzliche Angaben
📈 Mehrjahresvergleich
Steuer-Zusammenfassung
Umsatzsteuer-Übersicht
Kleinunternehmer (§19) — keine USt-Zahllast.
Ideeller Bereich (echte Beiträge, Spenden, Zuschüsse) ist nicht steuerbar und zählt nicht zur USt.
USt auf Einnahmen (steuerbar)
keine
Summe USt
nachrichtlich: nicht steuerbar (ideell)
Vorsteuer (Ausgaben)
keine
Summe Vorsteuer
USt-Zahllast
Noch keine Veranstaltungen.
Logistik & Mengenkontrolle für Vereinsfeste (offene Ladenkasse – kein Kassensystem). Bestellbuch je Fest anlegen, Artikel + Bedienungen pflegen, Zugang per QR/Code an die Helfer geben.
Noch kein Bestellbuch.
📋 Artikel-Stammdaten (Verein)
Zentrale Artikel-/Preisliste; in jedem Bestellbuch auswählbar/überschreibbar.
📋 Ausgabestellen
Wohin eine Bestellung geht – Ausschank, Küche, Kuchenstand … Am Gerät der Stelle in der Fest-App „Ausgabe“ wählen. Der Bon kommt über den Drucker, den das Gerät kennt (Bondrucker im WLAN oder am Handy eingerichtet).
📦 Soll-Umsatz (Mengenkontrolle) / Warenwert-Statistik
Interne Mengenkontrolle – keine Kasse, keine Buchhaltung. Menge × Fest-Preis, stornierte Bestellungen ausgenommen.
Mitglieder deiner Einheit – nur lesend, ohne Beitrags- und Bankdaten (Entscheidung 28).
Austritt: ab dem Austrittstag (Status „ehemalig“ = sofort) ist das Mitglied aus Liste, Portal, Rundschreiben und Terminen – Rückweg über „reaktivieren“.
🗂 ehemalige Mitglied(er) sind länger als Monate ausgetreten – zur Löschung fällig (Stammdaten: Löschfrist).
Neue Spende
Sammelbestätigung
Für Dauerspender: alle noch unbestätigten Geldspenden eines Spenders im Zeitraum bekommen eine Bestätigung mit Einzelaufstellung.
Auslagen entstehen beim Beleg erfassen (Ausgabe → Häkchen „Privatauslage" + Person/IBAN). Hier die Übersicht & Auszahlung.
Neue Weiterberechnung
Kategorie (bestimmt die Sphäre)
Keine Kategorie gefunden
Anlagegut (AfA)
Die verknüpfte Kaufzahlung bleibt im Kontostand, zählt aber nicht mehr als Ausgabe – Aufwand ist nur die AfA.
GWG bis 800 € netto = Sofortabschreibung, sonst linear – im Anschaffungsjahr anteilig nach Monaten, der Rest im letzten Jahr.
Rücklage bilden
Freie Rücklage § 62 AO für : noch möglich (Grenze = ).
Sphären unten aufgeteilt
Keine Kategorie gefunden
Summe:
🔍 Prüf-Assistent
Jede Buchung des Jahres mit ihrem Beleg: automatische Prüfungen, auf Wunsch Mistrals Urteil und ein Chat. Geändert wird nur, was du anklickst – „✓ Passt“ hakt die Buchung ab.
🧾 Kontoauszug-Assistent
Alle Kontoauszüge auf einmal hochladen – PDF oder Fotos, auch viele Seiten. Mistral liest im Hintergrund Seite für Seite, prüft die Kontostände und schlägt zu jedem Umsatz vor, wohin er gehört. Ausgeführt wird nur, was du anklickst.
AuszugbisaltneuConcordiaAbweichung
„Concordia“ = Stand des Kontos in Concordia am selben Tag. Eine Abweichung schrumpft, je mehr Umsätze zugeordnet oder gebucht sind; bleibt sie, fehlt etwas oder der Anfangsbestand stimmt nicht.
✓ Alle Umsätze dieses Kontos sind zugeordnet.
Bar bezahlt (dann Barkasse), falsches Datum, doppelt – oder der Auszug fehlt noch.
Kontoauszug hochladen
Foto/Scan, PDF, CSV oder Excel-Umsatzübersicht. Excel/CSV werden direkt ausgelesen, Foto/PDF per KI. Das Original wird gespeichert.
wird ausgewertet…
oder CSV-Text einfügen
⚠
Konten & Kassen
Startsaldo = Kontostand laut Kontoauszug bzw. Kassenzählung am Ende dieses Tages. Buchungen bis einschließlich dieses Tages stecken schon darin und ändern den Kontostand nicht mehr – spätere Buchungen kommen dazu. Ohne Datum gilt der Startsaldo als Stand vor der ersten Buchung.
💸 Geldtransit / Bareinzahlung
Bar → Bank (Einzahlung) oder Bank → Bar (Wechselgeld-Abhebung). Zählt nicht als Einnahme/Ausgabe – bewegt nur die Salden.
⚖️ Offene Verrechnung
Nichts offen – zwischen den Vereinen ist derzeit kein Betrag zu verrechnen. Sobald eine Veranstaltung mit Buchungen in einen anderen Verein verschoben wird, steht hier, wer wem wie viel schuldet.
🔁 Verrechnungsausgleich zwischen Vereinen
Geld an einen anderen Verein zurückzahlen/ausgleichen (z.B. Karnevalverein → Förderverein). Bucht in beiden Vereinen einen durchlaufenden Posten – neutral fürs Steuerergebnis, sichtbar im Kassenbuch. Löschen einer Seite entfernt beide.
Verein anlegen
Stammdaten aktueller Verein
Beitragslauf
Mitglieder-Portal
Datenschutz
Messenger-Löschfristen (Produktvorgabe, stehen so in der Datenschutzerklärung): Nachrichtentexte Tage · Anhänge Tage · Dokumente mit Empfangsbestätigung Tage · Dateigrenze MB. Der Löschlauf ist noch nie gelaufen. Änderungen nur durch den Betreiber.
Wen darf dieser Zugang erreichen?
An welche Einheiten?
Es gibt noch keine Abteilungen, Sparten oder Gruppen.
Ein Haken an der Abteilung schließt alles darunter ein.
Was darf er tun?
Neuer Benutzer
Die Kategorie legt Sphäre und Umsatzsteuer fest. Globale Kategorien (Katalog) sind für alle Vereine gleich und nicht änderbar; eigene Kategorien gelten nur in diesem Verein.
Eigene Kategorien
Noch keine eigenen Kategorien – der Katalog reicht oft aus.
Katalog (global)
Steuer-Matrix: was löst welche Steuer aus?
Keine Aufgaben.
So wie letztes Mal
Kopiert Phasen, Aufgaben und Schritte von . Übernommen wird der Ablauf, nicht der Stand: nichts ist vorab erledigt. Zuweisungen an Ämter und Gruppen kommen mit, Zuweisungen an einzelne Personen nicht.
Das alte Projekt hat kein Datum — die Termine lassen sich nicht verschieben.
Neues Projekt
Fertiger Ablauf
Ein erprobter Plan mit Phasen, Aufgaben und Terminen. Die Aufgaben gehen an Ämter, nicht an Personen — wer das Amt gerade hat, sieht sie automatisch.
Noch keine Projekte.
Keine Aufgaben.
🔁 Teil einer Serie – (Titel, Ort, Uhrzeit, Erinnerung für alle Termine)
Alle Termine
Noch keine Termine.
Noch keine Termine.
Online-Mitgliedsantrag
Link/QR teilen (Flyer, Website, Aushang) – Anträge landen unten im Eingang.
Noch kein Zugang eingerichtet – mit „Zugang anlegen“ entsteht der Link mit Code.
Eingang – anklicken zum Prüfen & Aufnehmen
Noch keine Anträge.
Ohne Zuordnung steht die Einheit für sich — ein Rundschreiben an eine Abteilung erreicht sie dann nicht.
Noch keine Gruppen.
Ämter / Gremien
Vereinsämter (Vorstand, Beirat …) – unabhängig von den App-Login-Rollen.
Funktionen
Noch keine Funktionen.
Amtszeit zuweisen
Besetzungen
Noch keine Besetzungen.
✉️ E-Mail / Serienmail an Mitglieder
Vorlage:
Platzhalter:
Am Cursor eingefügt; werden beim Senden je Empfänger ersetzt.
Platzhalter:
Noch keine Textbausteine.
Noch keine Verteiler.
📜 Versandprotokoll
Noch nichts versendet.
Ein Dokument zur Kenntnisnahme: die Empfänger bestätigen per Knopfdruck „erhalten, gelesen und verstanden“. Der Wortlaut wird mit der Bestätigung gespeichert. Dokumente werden länger aufbewahrt als gewöhnliche Nachrichten – sie sind der Nachweis.
Neues Dokument
Noch keine Dokumente versendet.
Nachrichten erscheinen im Mitglieder-Portal (). Optional an eine Gruppe gerichtet.
Neue Nachricht
Noch keine Nachrichten.
🤖 Regeln für die Belegerkennung (KI)
Was auf dem Beleg nicht steht, weiß die KI nicht: wofür etwas gekauft wurde und wie der Verein es bucht. Hier eintragen – eine Regel je Zeile, z. B. „Wurfmaterial: Süßigkeiten für den Umzug → ideell“; das Wort vor dem Doppelpunkt wird beim Scannen ein Knopf. Leer = Vorlage der Vereinsart (grau angezeigt).
Vereinsart:
Jahresabschluss
Nach der Kassenprüfung schreibt der Betreiber das Jahr fest (Admin). Danach: keine Änderung, kein Löschen, kein Verschieben, keine AfA-/Rücklagenbuchung in diesem Jahr.
Umsatzsteuer je Jahr
Concordia ermittelt jedes Jahr selbst, ob der Verein Kleinunternehmer ist (§ 19 UStG, aus dem Umsatz des Vorjahres). Gebucht wird immer wie auf dem Beleg – bei Kleinunternehmer ist die Zahllast 0. Festlegen musst du nur, wenn es abweicht; „regelbesteuert (Verzicht)“ gilt in den Folgejahren weiter. Ist das erste Jahr nicht in Concordia, trag dessen Umsatz laut Steuererklärung ein.
JahrUmsatz VorjahrUmsatz JahrErgebnisFestlegen
Beleg-KI
✓ Eigene KI auf unserem Server in der EU
✓ Mistral AI (Paris) – Verarbeitung in der EU
Die Nutzung läuft über das monatliche KI-Kontingent Ihres Vereins (Standard 10 €). Ist es aufgebraucht, scheitern weitere Anfragen mit einer klaren Meldung, und beim Betreiber geht eine Freigabe-Anfrage ein – nach seiner Freigabe geht es weiter. In der Beta-Phase wird keine Nutzung abgerechnet.
E-Mail-Versand (SMTP)
Absender + Postausgangsserver Ihres Vereins-Postfachs. Nötig für Serienmail, Einladungen und Zahlungserinnerungen.
Steuerberater-Export (Buchungsjournal)
Buchungsjournal des Jahres als CSV (semikolon-getrennt, Excel-/Steuerberater-tauglich). Universelles CSV – kein DATEV-EXTF-Importformat.
💾 Speicherplatz
Lade …
🔐 Zwei-Faktor-Anmeldung
Nur noch wenige Notfallcodes – bitte neue erzeugen.
Passwort ändern
Vertrag
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🔄 Neue Version verfügbar
Beleg ganz ins Bild, möglichst gerade und hell – dann „Aufnehmen". Mehrere Aufnahmen = ein mehrseitiger Beleg.
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Frühestmöglicher Termin: . Ein späterer Termin ist möglich.
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